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Subdirección Administrativa

La Subdirección Administrativa dependerá del director, estará a cargo de un profesional universitario y desempeñará las siguientes funciones:

–             Asesorar y colaborar con el director en la gestión administrativa del establecimiento en materias relativas a: orientación médica y estadística, asuntos contables y financieros, recursos físicos y abastecimiento, servicios generales, seguridad y emergencia y demás aspectos que a ella competen.

–             Estudiar, formular y proponer los programas de actividades relativas a esas materias según antecedentes que le sometan las jefaturas de las unidades correspondientes.

–             Dirigir, coordinar, supervisar y controlar las acciones encargadas de desarrollar directamente esas actividades.

–             Velar por el cumplimiento de las disposiciones legales, normas técnicas e instrucciones relativas a materias de su competencia.

–             Coordinar el estudio del proyecto de presupuesto y la asignación de los recursos por ítem, de acuerdo con los programas de salud y con las modificaciones que aconseje la ejecución presupuestaria.

–             Coordinar y supervisar la distribución de personal de las secciones de su dependencia, así como la asignación de turnos de trabajo.

–             Velar por la correcta ejecución de los trabajos de mantención y reparaciones menores, de acuerdo con las disponibilidades presupuestarias.

–             Preparar anualmente un programa valorizado de los trabajos de mantención de los inmuebles que sea necesario ejecutar en el año siguiente, para incluirla como anexo del proyecto de presupuesto del hospital.

–             Colaborar con el Subdirector Médico en la distribución del personal de los distintos servicios clínicos y unidades de apoyo.

–             Elaborar y proponer oportunamente al director del establecimiento los programas anuales de compra no centralizada y estudiar las necesidades reales, acorde con los programas asistenciales.

–             Supervisar la correcta ejecución de los programas de compras locales, oportunidad de las entregas y calidad de los productos adquiridos centralmente.

–             Mantener una información actualizada para determinar los volúmenes y tendencias de consumos, existencias mínimas y máximas y cualquiera otra información necesaria para programar las adquisiciones.

–             Velar por el oportuno pago a los proveedores y supervisar la recepción, el almacenamiento y la distribución de los bienes adquiridos.

–             Presentar para la aprobación del director, en los plazos que se establezcan, el programa anual de inversiones, de acuerdo a las disponibilidades presupuestarias y a la información entregada por los directores del establecimiento.

–             Preparar las bases y demás antecedentes para efectuar los llamados a propuestas, cuando corresponda, requiriendo la asesoría técnica necesaria.

–             Controlar y evaluar el cumplimiento de las metas y objetivos programáticos del área administrativa aprobados por la Dirección.

–             Proponer al director del hospital la creación, modificación, subdivisión o fusión de las secciones de su dependencia.

–             Desempeñar las demás funciones y tareas que le encomiende el director del hospital o que pueda delegarle la jefatura superior del Servicio en las mismas materias.

Unidad de Servicios Generales SSGG y Mantención de Equipos

Le corresponde la planificación, coordinación, ejecución y control de los servicios de apoyo, Taller y mantenimiento de los equipos, para que cumplan con los estándares técnicos y de calidad que las normativas legales establecen sobre la materia, cautelando el resguardo de las condiciones de trabajo de los funcionarios y cumpliendo con las normas de higiene y seguridad establecidas por la Institución.

Y en general todas aquellas que le encomiende la Subdirección Administrativa en materias de su competencia.

–          Velar por el adecuado suministro de energía eléctrica y de agua potable caliente y fría, calefacción a las distintas dependencias físicas del complejo, para su buen funcionamiento.

–          Ejecutar las labores de aseo y saneamiento básico a las oficinas administrativas, además de entornos naturales del complejo.

–          Efectuar el control y vigilancia de los accesos del establecimiento.

–          Velar por el buen funcionamiento de las comunicaciones internas y externas.

–          Programar, cubicar y realizar pedidos de materiales e insumos y solicitar su adquisición, para el buen desarrollo de las actividades de la unidad.

–          Controlar y evaluar los contratos con terceros relativos a prestaciones y servicios en materias de su competencia.

–          mantener adecuados programas de control y extinción de plagas.

–          mantener adecuados programas de mantenimiento de los equipos clínicos, de vehículos y demás equipos que presten servicios de apoyo al complejo.

–          controlar y evaluar las acciones en estas materias contratadas a terceros.

–          proveer a todos los servicios, unidades y dependencias, de ropa limpia para la atención de los usuarios;

–          ejecutar las actividades de aseo, saneamiento básico local, construcción y mantenimiento de áreas verdes necesarias para procurar asegurar las óptimas condiciones ambientales;

–          desarrollar las actividades de transporte exigidas para el normal funcionamiento de los programas del establecimiento;

–          efectuar el control y vigilancia de los accesos del establecimiento;

–          desarrollar actividades de seguridad necesarias para el normal desenvolvimiento del hospital y mantener actualizada la información y el equipamiento destinado al cumplimiento de planes y programas de emergencia y seguridad;

–          velar por el correcto funcionamiento del sistema de comunicaciones internas y externas;

–          efectuar labores de mantención de equipos, instalaciones y planta física del establecimiento, y h) desempeñar las demás funciones y tareas que el Director o el Subdirector Administrativo del establecimiento, le encomienden en las materias de su competencia.

–          Se encarga de la flota vehicular del Complejo Hospitalario San José de Maipo, debe coordinar traslados de pacientes, funcionarios y cargas livianas requeridas en base a las necesidades hospitalarias, tanto dentro como fuera de la comuna de San José de Maipo, es el responsable de programar, administrar, coordinar, supervisar y controlar presupuesto de la unidad, los planes de mantenimiento de toda la flota vehicular, documentación técnica y legal, combustibles y gestionar necesidades de reparaciones de fuerza mayor con el objetivo de mantener los indicadores de los vehículos.

Unidad de Abastecimiento

La unidad de abastecimiento tiene por objetivo abastecer oportunamente al establecimiento de todos los productos, insumos, y servicios que sean necesarios tanto para el usuario interno y externo, promoviendo y asegurando la calidad de estos incorporando en una sub-área de Bodega.

–          Abastecer al Hospital con productos e insumos para su adecuado funcionamiento.

–          Abastecer al Hospital con servicios para su adecuado funcionamiento.

–          Atender las solicitudes de pedido y apoyar en la definición del requerimiento.

–          Llevar los procesos de compras de toda la Institución en base a la normativa de Mercado Público, Ley 19.886

–          Participar en las comisiones de evaluación de ofertas.

–          Efectuar cotizaciones de bienes y servicios según las necesidades y los usuarios internos

–          Elaboración, seguimiento y control en la Ejecución del Plan de Compras Institucional.

–          Proponer Planes de Mejoras.

Considerar que la unidad de abastecimiento tiene una sub-área que se describe a continuación:

Bodega

La unidad de bodega tiene por objetivo Recepcionar todo tipo de insumos y producto adquirido por la unidad de adquisiciones, revisando y cerciorando la calidad y cantidad recibida.

–          Coordinar la recepción de los productos o servicios correspondientes al abastecimiento institucional.

–          Ingreso de facturas, recepción de proveedores y documentación

–          Gestionar visación de recepción de bienes

–          Gestionar visación de salida de bienes

–          Mantención de registros de ingreso y salida de los artículos

Unidad de Informática

La unidad de informática tiene por objetivo ayudar y capacitar a todo el CHSJM, en el uso de tecnologías de la información y comunicaciones (TIC), considerándolas como medios facilitadores de procesos regulares de trabajo, que permiten el rediseño creativo de la organización, haciendo más amena la experiencia del usuario externo en la utilización de los servicios que ofrece la institución.

–          Soporte técnico a usuarios internos, solventando las necesidades de los problemas acaecidos por la inestabilidad o errores provocados en las TIC que posee el CSHJM, tanto a nivel de software y hardware

–          Suministrar insumos informáticos que son necesarios para el desarrollo óptimo de las funciones  de los usuarios del CSHJM

Unidad de SOME

Velar por la expedita y oportuna admisión, referencia y atención de los usuarios que se dirigen al CHSJM, facilitando la realización de procesos y trámites a los que deben incurrir, manteniendo actualizados, organizados y ordenados los registros clínicos de los centros de responsabilidad de Atención Cerrada y Abierta del Complejo Hospitalario San José de Maipo con el objetivo de brindar apoyo en las labores estadísticas de las Unidades clínicas, velando por el correcto funcionamiento del calendario médico para las atenciones diarias.

–          Orientar e informar al público sobre todos los aspectos de la atención hospitalaria en general y sobre los procedimientos de admisión en general

–          Velar por la confección, custodia, conservación y distribución de las historias clínicas elaborando aquellos informes relacionados con estas.

–          Mantener sistemas de registros actualizados de las brechas que se produzcan entre la oferta y demanda que se produzca.

Unidad de Convenios

Le corresponde gestionar desde el requerimiento hasta su término los distintos convenios que suscriba el establecimiento en cuanto a suministros y/o prestación de servicios. Como el control financiero de los programas asistenciales de APS que suscriba el establecimiento con el Servicio de Salud.

–          Colaborar en la gestación de las Bases Administrativas y Técnicas en los procesos de licitación para la contratación de convenios de suministros y/o prestación de servicios.

–          Llevar el control sobre la vigencia de los convenios suscritos por el establecimiento.

–          Tramitar los estados de pagos de los convenios vigentes, acompañando a la factura correspondiente toda la documentación de respaldo.

–          Y en general todas aquellas que le encomiende la Subdirección Administrativa en materias de su competencia.

Departamento de Finanzas (§)

 El departamento de Finanzas del en el CHSJM  fue creado con fecha —- bajo resolución exenta N° y dentro de sus funciones se encuentra:

Bajo su dependencia de encuentra a cargo las Unidades de Contabilidad, Control de Existencias e inventario, Tesorería y Cobranzas

  • § Unidad de Contabilidad.

Registrar y procesar toda la información referente a los hechos económicos y financieros que suceden en el CHSJM en el Sistema de Información Financiera del Estado (SIGFE)

–          Generar información fidedigna, oportuna y eficaz de la situación contable de la institución.

–          Recaudar los pagos por concepto de prestaciones otorgadas a los usuarios y/o servicios y bienes adquiridos

–          Generar y/o firmar cheques de gastos generales, cometidos funcionales, sueldos y planillas accesorias.

–          Registros de Ingresos y Egresos

–          Realización de selectivos en bodega de carácter mensual donde se verifica la real existencia de los bienes registrados como ingresos al CHSJM.

–          Realizar las gestiones de cobranza por los servicios prestados los cuales se encuentran documentados para su posterior pago.

–          Llevar registros de todas las gestiones de cobranza realizadas por la unidad de cobranza con el fin de llevar un seguimiento de cada documento.

–          Cumplir las instrucciones emitidas desde el departamento de Finanzas de la Dirección del Servicio de Salud Metropolitano Sur Oriente.

Se debe considerar que en la Unidad de Contabilidad cuenta con las sub-áreas de apoyo administrativo descritas a continuación:

  • § Control de Existencias e Inventario

Administrar eficazmente el uso de bienes muebles e inmuebles del CHSJM, registrando los activos, gastos y arriendos de cada unidad perteneciente al CHSJM.

–          Supervisar el correcto uso y cuidado de los bienes asignados al Centro de Costo.

–          Supervisar los movimientos de los bienes asignados a su responsabilidad.

–          Exigir que todas las especies estén con su número de inventario y mantengan la ubicación que les corresponda.

–          Registrar bienes que llegan a bodega, siendo activos fijos y costos para el CHSJM, para registrar el destino de estos bienes a las diferentes unidades del CHSJM

  • § Tesorería

Controlar la información relacionada con los ingresos y egresos económicos financieros del CHSJM, generando la documentación asociada para el pago oportuno de los gastos generados en la institución a través de los sistemas existentes, así como su asegurar el debido respaldo de los mismos según normativa vigente en esta materia.

–          Lograr un conocimiento completo y oportuno de las disponibilidades de fondos existentes en el establecimiento.

–          Uniformar los procedimientos de Caja, monitoreando su aplicación y control

–          Informar detalladamente del movimiento de fondos.

–          Realizar el pago de proveedores con cheque y en forma electrónica

–          Efectuar los depósitos y movimientos bancarios diariamente, necesarios para cumplir con los objetivos propuestos por el departamento de contabilidad.

–          Realizar Arqueo de Caja semanal y conciliaciones bancarias respectivas en forma mensual.

  • § Unidad de Cobranzas[2]

Planificar y ejecutar las gestiones de cobranza que le corresponde percibir al CHSJM como producto de su actividad asistencial.

–          Crear nexos de comunicación entre los diferentes servicios internos y/o instituciones externas, para mejorar los procesos de recuperación de SIL, Pagarés, recuperación de licencias médicas, cobros de seguros, entre otros.

–          Llevar registros sobre lo percibido, registrando forma de pago, el número de los documentos y demás datos relativos al mismo, y de las cuentas por cobrar.

–          Ingresar datos vía computacional para efectuar labores relacionadas con el cobro.

–          Mantener un archivo y almacenaje de información, de forma ordenada y fácil de ubicar, con el objetivo de hacer rápida la consulta y entregar a los organismos y secciones a las cuales le competan.

–          Llevar registros y documentación de las gestiones de cobranzas realizadas.

[1] Decreto N°42 12/1986 Aprueba Reglamento Orgánico de los Servicios de salud, deroga el Decreto N° 281 07/1980. Art. 174. Ministerio de Salud.
[2] Resolución Exenta N°78 01/2016. Aprueba Manual de Funciones de la Unidad de Cobranzas y Procedimiento de Cobro del Complejo Hospitalario San José de Maipo.